PRIVACY BELEID

1. PRIVACYVERKLARING

Wanneer je op onze website actief bent of contact met ons opneemt deel je soms persoonsgegevens met ons. Wij gaan zorgvuldig met deze gegevens om en houden ons aan de hierbij geldende wet- en regelgeving. Deze wetten gaan over het bewaren en gebruiken van jouw persoonsgegevens.

In deze privacyverklaring leggen we je uit welke gegevens we van je verzamelen en wat we met deze gegevens doen. Deze privacyverklaring geldt voor alle interactie tussen jou en Habitat Graphics. De manier van communicatie maakt daarbij niet uit.

Habitat Graphics, gevestigd aan de Walstraat 16 te Deventer, is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens zoals vermeld in deze privacyverklaring. Je kunt vragen of opmerkingen betreffende jouw privacy versturen naar hallo@habitatgraphics.com

Wat zijn persoonsgegevens?

Alle gegevens die iets over jou vertellen en gebruikt kunnen worden om jou te identificeren zijn persoonsgegevens. Denk bijvoorbeeld aan je naam, je contact- of adresgegevens en je BSN. Sommige van deze gegevens zoals etnische afkomst, geloof of een strafrechtelijk verleden zijn bijzondere persoonsgegevens.

Bijzondere persoonsgegevens

Wij verzamelen geen bijzondere persoonsgegevens.

Persoonsgegevens van personen jonger dan 18 jaar

We hebben niet de intentie om persoonsgegevens van personen jonger dan 18 jaar te verwerken. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker van onze website en server ouder dan 18 jaar is. Als je er van overtuigd bent dat Habitat persoonlijke gegevens van een minderjarig persoon heeft verzameld zonder toestemming van ouder of voogd, dan kun je contact opnemen met ons en dan verwijderen we, indien mogelijk, deze informatie. Indien er gegevens van personen jonger dan 18 jaar door ons worden verzameld zal dit altijd gebeuren met toestemming van zijn/haar ouder of voogd.

2. Wanneer verwerken we jouw persoonsgegevens?

1. Om je te kunnen helpen als je vragen hebt.

We helpen je graag verder als je ergens tegenaan loopt of een vraag hebt. Je kunt ons bellen,
e-mailen of een formulier invullen op de website. Langskomen is vaak ook geen enkel probleem. Maak dan een afspraak met ons, of kijk of we aanwezig zijn. 

Ook kan het zijn dat we je gegevens krijgen via derden in verband met onze dienstverlening. Om je verder te kunnen helpen slaan we een aantal gegevens van je op. Op die manier weten we wie je bent en kan ik ook bij het volgende contactmoment terugvinden waar we het over hebben gehad.

Als je vragen voor ons hebt dan slaan we de volgende gegevens van je op:

• Naam
• E-mailadres
• Jouw bericht 

Wettelijke grondslag: gerechtvaardigd belang.

2. Om offertes op te stellen en naar je te versturen.

Voordat we voor je aan de slag gaan kunnen we je een offerte toesturen. Hiervoor slaan we de volgende gegevens van je op:

• N.A.W. gegevens
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Bedrijfsnaam (optioneel)
• Kamer van Koophandelnummer (optioneel)
• VAT nummer (optioneel voor Nederlandse klanten) 

Wettelijke grondslag: gerechtvaardigd belang.

3. Om een overeenkomst uit te voeren en de bestelde producten naar je op te sturen.

Als je bij ons diensten afneemt en/of producten bestelt, dan wil je goed geholpen worden en ontvangen wat je hebt besteld. We slaan de volgende gegevens op voor het uitvoeren van een overeenkomst:

• N.A.W. gegevens
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• De overige door jou aangeleverde (persoons-)gegevens 

Wettelijke grondslag: uitvoering van de overeenkomst

4. Om je te kunnen factureren & incasseren.

De door jou afgenomen diensten moeten natuurlijk ook betaald worden. Als je dit niet doet dan starten we een incassotraject. In verband met facturatie & incasso slaan we de volgende gegevens van je op:

• N.A.W. gegevens
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Bedrijfsnaam (optioneel)
• Kamer van Koophandelnummer (optioneel)
• VAT nummer (optioneel voor Nederlandse klanten)

Wettelijke grondslag: wettelijke verplichting.

5. Om je op de hoogte te houden van wijzigingen in onze dienstverlening.

Wanneer we wijzigingen doorvoeren in onze dienstverlening, algemene voorwaarden, privacybeleid of overige belangrijke zaken dan stellen we je hiervan graag op de hoogte. Als je hiermee akkoord gaat dan gebruiken we de volgende gegevens om je in onze administratiesysteem te verwerken:

• Naam
• E-mailadres 

Wettelijke grondslag: uitvoering van de overeenkomst. 

6. Om je mijn nieuwsbrieven toe te sturen.

Als je bij ons hebt aangegeven dat je onze nieuwsbrief wilt ontvangen slaan we de volgende gegevens van je op:

• Naam
• E-mailadres 

Wettelijke grondslag: toestemming. 

3. Doorgifte aan partners

We werken voor het uitvoeren van onze dienstverlening samen met verschillende leveranciers en partners.

Deze leveranciers & partners zijn onder andere partijen die:

• Onze nieuwsbrieven versturen (MailChimp)
• Onze betalingen & incasso’s afhandelen (Buckaroo)
• Mijn webhosting & e-mail verzorgen (IJsselstudio)
• Mijn boekhouding doen (Rikst Accountants)
• De bestellingen versturen (PostNL, Fietskoerier Deventer en partners)

4. Doorgifte aan derden

In principe delen of verkopen we je gegevens niet met personen of organisaties buiten Habitat Graphics, behalve met partners zoals hierboven beschreven. Ook kan het zijn dat we verplicht worden om je gegevens door te geven op grond van een wettelijke plicht.

5. De beveiliging van jouw gegevens

Habitat Graphics heeft passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen genomen om je persoonsgegevens te beschermen tegen misbruik, onrechtmatig of ongeautoriseerd gebruik en verlies.

Alle partijen die jouw gegevens voor ons verwerken (subverwerkers) of in kunnen zien (denk aan medewerkers of inhuurkrachten) tekenen een verwerkersovereenkomst of geheimhoudingsverklaring. Deze overeenkomsten en bijbehorende gegevens worden bewaard voor de duur zolang we samenwerken met deze partijen.

6. Hoe lang worden jouw gegevens bewaard?

Voor verschillende gegevensstromen hanteren we verschillende bewaartermijnen. Natuurlijk heb je altijd het recht om ons te verzoeken je gegevens te verwijderen. Zie hiervoor ook het kopje “Jouw rechten”.

Persoonsgegevens:
Naam, adresgegevens, telefoonnummer en e-mail verwijderen we 1 jaar na ons laatste contact.

E-mail:
E-mail ouder dan 1 jaar wordt verwijderd tenzij deze nog relevant zijn voor het uitvoeren van een overeenkomst of oplossen van een geschil.

Facturen en offertes:
Facturen en offertes kunnen worden verwijderd na de wettelijke bewaartermijn van 7 jaar. Je gegevens blijven in ieder geval tot die tijd aanwezig in mijn facturatiesysteem.

Nieuwsbrief:
Je kunt op ieder gewenst moment je gegevens zelf uit ons nieuwsbrief systeem verwijderen.

7. Jouw rechten

Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren en te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om jouw toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door Habitat Graphics. Ook heb je het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van je persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van je toestemming of bezwaar op de verwerking van je persoonsgegevens sturen naar hallo@habitatgraphics.com

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, vragen we je een kopie van je identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie je pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van je privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken op je verzoek. Habitat Graphics wil je er tevens op wijzen dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

8. Melden van een datalek

Wanneer er ondanks alle voorzorgsmaatregelen toch een datalek plaatsvindt dan houden we ons aan de meldplicht datalekken en melden we dit lek, mocht dit nodig zijn, binnen 72 uur na constatering bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Mocht je een datalek ontdekken dan vragen we je vriendelijk dit zo snel mogelijk maar in ieder geval binnen 24 uur nadat je het lek hebt geconstateerd met ons te delen. We kunnen dan direct actie ondernemen.

9. Aansprakelijkheid

Deze privacyverklaring heeft alleen betrekking op de persoonsgegevens die Habitat Graphics verwerkt ten behoeve van de in deze overeenkomst besproken punten. Habitat Graphics accepteert geen enkele verantwoordelijkheid of aansprakelijkheid voor (de werking en/of inhoud van) websites of diensten van derden.

10. Wijzigingen in deze verklaring

De inhoud van deze privacyverklaring kan op ieder moment worden aangepast door Habitat Graphics om in te spelen op nieuwe ontwikkelingen op gebied van wet- of regelgeving of wijzigingen binnen ons bedrijf. Je kunt je abonneren op onze nieuwsbrief waar we je op de hoogte houden over eventuele wijzigingen.

In ieder geval raden we je aan onze privacyverklaring geregeld te raadplegen om op de hoogte te blijven van ons privacy beleid. Door na wijzigingen gebruik te blijven maken van de diensten van Habitat Graphics ga je akkoord met deze wijzigingen.

11. Contactgegevens

Contact
Heb je verder nog vragen of opmerkingen? Dan kun je contact opnemen via de e-mail (hallo@habitagraphics.com) 

of per post: 

Habitat Graphics
Walstraat 16 7411GM Deventer

Habitat Graphics is geregistreerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 83861807.
Versie: februari 2023